در دنیای فراپیچیده امروز نیاز انسان ها به سازمان اجتناب ناپذیر است. هنگامی که برای اداره یک مجموعه نیاز به یک فرد باشد سازمان معنا ندارد. از آن جایی که انسان همواره موجودی اجتماعی بوده، نیاز به سازمان هر روز بیشتر و بیشتر خواهد شد.
سازمان دهی از این رو اهمیت دارد که مشخص می سازد؛ هر نیرو چه وظایفی دارد، چه کاری باید انجام دهد، زیر نظر چه شخصی باید به انجام وظیفه بپردازد و چه اختیاراتی به او واگذار شده است.

تعریف سازمان
سازمان عبارت است از گروهی متشکل از دو یا چند نفر که در محیطی با ساختار منظم و از پیش تعیین شده برای نیل به اهداف گروهی با یکدیگر همکاری می‌کنند.
تقسیم کار
برای همکاری موثر دسته جمعی باید مجموع وظایفی که اجرای آن برای نیل به هدف معینی لازم است به نحوی با رعایت امکانات، هماهنگی و کنترل بین افراد و واحدهای مختلف سازمانی تقسیم گردد که از تکرار و یا تداخل وظایف جلوگیری شود. بنابراین لازمه تشکیل سازمان در درجه اول تقسیم کار می‌باشد. بنابر نظریه "هنری فایول" تقسیم کار یکی از قوانین طبیعی است که منظور آن به دست آوردن نتیجه بهتر و زیادتر می‌باشد.
برای تحقق این امر جهت تقسیم کار انجام مراحل ذیل ضروری می‌باشد:
1 ـ تعیین و شناسایی فعالیت ها
2 ـ گروه بندی و واگذاری فعالیت ها
3 ـ تفویض اختیار
مزایای تقسیم کار عبارتند از:
1 ـ بالارفتن میزان مهارت کارکنان
2 ـ جلوگیری از اتلاف زمان
3 ـ آسان تر شدن امور
4 ـ شناخت آسان تر وظایف شغلی
معایب تقسیم کار
به طور کلی افرادی که بر مزیت تقسیم کار تاکید دارند فقط بر کارایی و منافع اقتصادی توجه دارند و از متغیر انسانی غافل مانده اند در صورتی که وقتی کار به شدت تخصصی شود کسالت آور گردیده و در نتیجه موجب کاهش نرخ تولید می شود البته در این موارد عواملی متعادل کننده برای ایجاد تعادل بین تخصصی شدن و انگیزش مورد نیاز است.
حیطه نظارت
منظور از حیطه نظارت عبارت است از: "تعداد زیردستانی که مستقیما زیر نظر یک مدیر انجام وظیفه می کنند و به او گزارش می دهند" بنابراین حیطه نظارت اندازه و وسعت واحد کار را مشخص می‌کند.
عوامل تعیین کننده حیطه نظارت
1 ـ مدت زمانی که صرف کار نظارت و سرپرستی می شود
2 ـ توانایی ذهنی و سازگاری مدیر
3 ـ پیچیدگی موقعیت یا کار
4 ـ سایر وظایف مدیریت
5 ـ ثبات عملیات
6 ـ شایستگی زیردستان
سازمان رسمی و غیر رسمی
سازمان ها به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم می شوند.
منظور از سازمان رسمی سازمانی است که موارد ذیل در آن روشن و مشخص باشد:
1 ـ قدرت و اختیار هر مقام
2 ـ نوع مشاغل و محل آنها در سازمان ها
3 ـ ارتباط رسمی میان کلیه مشاغل و نیروها
4 ـ وظایف هر شغل و نیرو
سازمان غیر رسمی از تعدادی از افراد و گروه ها به وجود آمده که در درون یک سازمان رسمی فعالیت می کنند. به عنوان مثال چند نیرو برای انجام فعالیت ورزشی در سازمان کاری خود یک گروه تشکیل دهند و با یکدیگر رابطه نزدیکی پیدا کنند. بنابراین آنها تشکیل یک گروه غیررسمی ورزشی داده اند.
یک مدیر باید به این نکته توجه داشته باشد که چه بخواهد و چه نخواهد سازمان هیا غیر رسمی در درون سازمان رسمی شکل می گیرد و هر گروه غیر رسمی یک هدفی را دنبال می کند. هنگامی که هدف گروه های غیر رسمی و سازمان رسمی در یک سو باشد و هدف مشترکی را دنبال کنند در جهت رسیدن به هدف خود موفق خواهد بود در غیر این صورت با مشکلات زیادی رو به رو خواهد شد.
صف و ستاد
صف به واحدها و نقش هایی اطلاع می شود که مستقیما برای تامین هدف های سازمان فعالیت می کنند و در این زمینه مسئولیت مستقیم دارند، مانند واحدهای تولید و فروش.
ستاد به واحدها و نقش هایی گفته می شود که مستقیما در جهت تامین هدف های موسسه فعالیت ندارد بلکه به واحدهای صفی کمک می کنند تا بتوانند به نحو موثری انجام وظیفه کنند و از عهده تامین هدف های موسسه برآیند مثل واحدهای حسابداری، کارگزینی، سرویس نگهداری و آزمایشگاه کنترل کیفیت.
ساده ترین راه تشخیص واحدهای صف و ستاد در سازمان، توجه به مستقیم و غیر مستقیم بودن کمکی است که این واحدها درتامین هدف های کلی موسسه دارند.